數位轉型，是最近幾年的企業顯學，根據調查，台灣有 83% 的企業認為數位轉型是當務之急。但是綜觀台灣數位轉型相關討論，大多聚焦在改變產品或服務、行銷溝通的方式。其實，除了外部的數位轉型，在內部行政作業上，同樣也能藉由數位轉型提高生產效率、降低成本，採購就是其中一個例子。
採購，為什麼需要數位轉型？
可能很多人都有疑問，企業採購，不就是比價、砍價、下單，這麼簡單的作業，為什麼需要數位轉型？
SAP Ariba 總裁 Alex Atzberger 認為，多數人對企業採購的瞭解不夠全面，企業採購其實是一個很繁瑣的過程，包含商品搜尋、評估 / 選擇供應商、合約管理、付款、開立發票等一連串流程，需要採購人員付出很多時間和精力，如果能透過數位轉型簡化作業程序，相對來說就等於提高員工生產力。
將數位轉型這個概念落實到企業實際執行面， SAP Ariba 企業精神「make procurement awesome」（讓採購完美），就是用雲端數據能力，重新把企業長久以來繁瑣、無趣的採購流程變得有趣好玩。專門針對「採購」推出雲端系統，集結供應商、採購商兩端，小從文具採購、辦公設備，到生產物料都可以透過 SAP Ariba 採購平台比價、訂購，甚至到後端的物流與採購合約都可以在同個平台上完成。
全國電子的數位轉型：把採購流程集中化
目前聯想電腦、嬌生集團、全國電子、微軟等不同產業領域、不同經營規模的企業，都是 SAP Ariba 客戶。透過雲端採購平台，這些企業可以簡化從購物到付款的程序，有效降低企業採購的回應速度和流暢度。
台灣家電零售商全國電子擁有 340 個據點，面對數位轉型浪潮，選擇從內部營運優化開始，光是把核心的採購流程標準化和集中化，就能顯著提高內部的溝通生產力。
在採購中涉及的尋找供應商、下單、簽合約、開發票、付款等程序，全國電子都可以透過雲端平台統一管理、與供應商溝通，確保訊息溝通的一致性和效率。在大量採購公司貨品時，也可以提高商品搜尋的精確度。
採購不只是省成本，增加效率才是數位採購的最終目標
SAP Ariba 總裁 Alex Atzberger 指出，過往採購人員在搜尋商品時，通常只能上 Google、百度等搜尋引擎，等篩選出合適的供應商後，又要再去搜尋評價、財務狀況 … 等資料，才能評估商品及供應商的風險，Ariba 強調的「策略性尋源及導引式採購」，不只能從總體成本 ( TCO ) 的角度，找到最具競爭力的產品或供應商，還可以看到其他購買者對商品的評價，甚至結合公司政策，確認這筆採購申請的合規性，在最短的時間內搜尋出最符合需求的商品。
Alex Atzberger 進一步表示，過去一年內，Ariba 共處理了超過 7000 萬份的發票和 3000 萬筆採購訂單，總價值超過 1.25 兆美元（約 37.5 兆台幣），這些透過 Ariba 進行採購的企業，通常會獲得以下兩點效益：
- 因為找到新的供應商，所以平均降低了 10~15% 的採購成本
- 因為數位化省去很多紙本作業，加上 Ariba 縮減搜尋商品 / 評價、找發票 … 等時間，讓採購作業的時間也跟著縮短，整體效率提升 30~40%，員工生產力也跟著有所改善。
採購人員也要善用大數據分析與 AI
採購數位轉型另一個核心概念則是：善用大數據分析與機器學習，協助採購作業或決策。Alex Atzberger 認為，企業採購其實隱含很多資訊，像是產品價格、合約類型、供應商風險 … 等，只要善用數據分析，就能找出降低成本的方法。
舉例來說，很多企業不知道他們自己買了哪些成本、錢花在哪裡，所以採購的大數據分析可以從支出種類開始，瞭解支出的流向才知道該如何節流，這和個人理財是一樣的道理。
現今 Ariba 正在做的是，透過機器人了解各個企業使用者的公司政策及流程，以減少採購過程中的錯誤並提高效率。Alex Atzberger 解釋，一個公司可能有 3000~10000 種合約，透過智慧機器人去分析資料、學習每一次的採購經驗，之後就能主動建議使用者，每一次採購應該使用的合約類型，不必使用者自行判斷。
此外，Ariba 也將機器學習技術應用在商品搜尋或清理資料上。像之前提到的商品搜尋，當使用者在 Ariba 平台上輸入關鍵字、搜尋商品時，可能會跳出好幾十個、甚至上百個供應商，除了其他購買者的評價外，Ariba 也會透過機器學習技術給予最佳建議，幫助使用者找到最適合自己的供應商。至於清理資料，則是將以不同名稱出現的同一家公司（例如：中國聯想、美國聯想），歸納彙整在一起，方便企業進行供應商管理作業。
Alex Atzberger 強調，在現今這個高度全球化的年代，雲端採購平台，不僅可以幫助企業將採購範圍擴大到全球，更可以提高供應商管理效率，在降低採購風險的同時快速完成供應鏈協作。
台灣還沒開始的數位轉型：採購長的數位管理觀念培養
數位轉型，是採購長心中非常重要的議題，但是大部份的採購部門和採購長並沒有相關的發展策略，也缺乏具體行動的藍圖，預算有限、不知如何應用科技，但是在檢視一個企業邁向下一個十年的重要數位轉型歷程，從內部營運、生產到管理每個環節都能緊密連結、資訊互通才會是真正做到數位轉型的關鍵。
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